Les salles de réunion et de conférence ne ressembleront plus jamais à celles du passé. C’en est terminé du simple vidéoprojecteur posé sur la table, du paperboard à côté et des câbles qui traînent. La salle de réunion d’aujourd’hui doit être à la pointe de la technologie. Il vous suffit de créer un espace qui facilite l’interaction et la collaboration dans une culture de travail positive. Voici 10 éléments clés pour construire une salle de réunion prête pour le futur.
1. Un réseau informatique pour tout connecter
Aujourd’hui, une salle de réunion ne peut pas se concevoir sans réseau informatique sérieux. Et pas seulement pour accéder à Internet ou aux données de l’entreprise. Les différents équipements de la salle, qu’ils soient liés à l’image, au son ou au contrôle sont pour la plupart connectés au réseau. Cela permet à la fois de les piloter, de les faire communiquer entre eux et d’en effectuer la maintenance. Via des solutions de type SNMP, le support technique ou informatique de l’entreprise a la main en permanence sur tous les appareils pour le suivi, les mises à jour, les alertes de pannes, etc.
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2. Un système de réservation interactif
Avant même de rentrer dans la salle, il y a cet écran informatif positionné à l’extérieur. Relié au système de données de l’entreprise, il affiche les informations de la réunion en cours et celles à venir. Chaque salle a son propre calendrier. Il est possible de le modifier depuis son poste ou directement sur l’écran et de prendre la main en l’absence de réservation. Celle-ci peut être liée aux équipements de la salle et activer lumière, écran et climatisation à l’heure de début de chaque réunion.
3. L’automatisation des fonctions
Lorsque la salle est supervisée par un automate, toutes ses fonctions sont rassemblées dans un seul contrôleur avec la possibilité de créer des règles et des scénarios. Lorsque l’on branche telle ou telle source sur l’une des prises disponibles, l’afficheur s’allume et bascule sur la bonne entrée par exemple. La lumière, les stores et le chauffage peuvent être liés à ces scènes. En quittant la réunion, vous serez certain qu’en appuyant sur une seule touche l’ensemble du système sera éteint.
4. Des afficheurs toujours plus grands
Il n’y a plus de salle de réunion sans afficheur. Celui-ci est même de plus en plus grand. Il est soit lié à un système local tel qu’un PC, soit il reçoit l’image des appareils des intervenants, de façon filaire ou sans fil. toutes les technologies d’affichage sont désormais compatibles : un grand moniteur, un mur de moniteurs, un mur LED et toujours la vidéoprojection. Dans ce dernier cas, on privilégiera la projection à ultra courte focale où l’appareil prend place juste au-dessus de l’écran. De cette façon, il n’y plus de problème d’ombre quand on passe devant l’écran.
5. Un moniteur interactif et collaboratif
Le paperboard, ou le tableau blanc, ne fait plus qu’un avec l’afficheur des salles de réunion. Les moniteurs tactiles sont de plus en plus perfectionnés pour permettre l’écriture de façon naturelle soit avec le doigt soit avec un stylet. Les écrans interactifs acceptent d’ailleurs plusieurs points de contact simultanés. Tout ce qui est écrit ou dessiné est ainsi enregistré puis remis sous la forme de fichiers vidéo ou image à l’issue de la réunion aux participants. Ces écrans tournent habituellement sous Android ou sous Windows, avec la possibilité d’installer les applications de son choix, sans nécessiter aucun boîtier externe supplémentaire.
6. Micros, enceintes et barres de son
La partie son n’est pas en reste avec une offre toujours plus large en termes de captation et de restitution. Les systèmes de visioconférence sont fournis avec des micro de table à 360° pouvant être multipliés. Pour des salles plus grandes ou pour répondre à des contraintes spécifiques, il est possible de retenir des micros individuels à col de cygne ou bien des micros de type « array » sous forme de plaque de plafond. La liaison peut se faire en audio classique ou bien via le réseau IP en Dante. La barre de son est actuellement le bon compromis pour les salles de petite taille puisqu’elle intègre micro, enceinte et caméra.
7. Des caméras motorisées en qualité 4K
Les caméras deviennent obligatoires dans la plupart des salles de réunion puisque de plus en plus de collaborateurs sont en télétravail, et les clients et les fournisseurs sont dans l’impossibilité de se déplacer facilement. La caméra est le point focal de la salle. Avec ses fonctions PTZ automatiques, elle peut suivre automatiquement le présentateur. Différents cadrages en mémoire servent également à donner un aspect plus pro à la diffusion. Dans le même ordre d’idée, les modèles 4K offrent une qualité d’image jamais vue jusqu’ici. La réunion peut facilement être enregistrée via le logiciel de gestion de la caméra pour être mise à disposition par la suite.
8. La visioconférence universelle
Les plateformes de visioconférence sont nombreuses. Il serait dommage de ne pas pouvoir se connecter à une réunion car on est habitué à une plateforme plus qu’à une autre. Même si certaines sortent du lot, il y aura toujours incompatibilité car telle salle utilise une solution technique rattachée à une seule plateforme, ou tel service informatique a interdit aux collaborateurs de la société d’utiliser telle ou telle plateforme. Pour éviter ce problème, deux solutions. La première consiste à installer sur le système de la salle plusieurs logiciels de visio concurrents afin de parer à toute éventualité. La seconde est de choisir une solution de visioconférence universelle qui permet de se connecter depuis n’importe quel appareil sans rien avoir à installer de plus.
9. Le partage d’écran sans fil
Auparavant, il fallait absolument prévoir des prises vidéo intégrées à la table de réunion, ou bien dans des boîtes de sol. Celles-ci permettaient aux utilisateurs de la salle de relier la sortie vidéo de leur PC portable. Ces prises sont encore largement majoritaires, mais elles tendent à être remplacées par le sans fil. L’utilisateur peut ainsi connecter son ordinateur sans fil à l’afficheur de la salle via les protocoles d’origine des appareils tels que Chromecast, Miracast ou AirPlay. Pour plus de praticité , ces solutions permettent aux utilisateurs de partager l’écran de leur poste de travail mais aussi leur mobile ou tablette pour une vraie approche BYOD.
10. Des salles de réunion sans contact
Actuellement, le sans contact est primordial dans les salles de réunion. Que les participants aient besoin de toucher au minimum d’équipements, voire à rien du tout. Pour cela, l’outil incontournable bien pratique est tout simplement le QRcode ! Affiché sur la dalle du système de réservation, sur un écran tactile au centre de la table de réunion ou bien sur le moniteur de la salle, il suffit de le flasher. Une page web s’affiche sur le smartphone ou la tablette des participants qui peuvent ainsi prendre la main sur l’ensemble des fonctions. Ils n’auront touché à aucun équipement de la salle, uniquement leur appareil personnel.
En résumé, les salles de réunion remplies de nouvelles technologies facilitent les usages, les échanges et la collaboration. Correctement intégrés, ces 10 produits et solutions permettent de se concentrer sur la réunion et rien d’autre. Inutile de faire appel à une aide extérieur, pas besoin de formation, tout est simple. Surtout lorsque la prise en main de la salle passe par un simple QRcode à flasher.
