La récente pandémie mondiale a montré l’importance des écosystèmes collaboratifs. Nous sommes souvent contraints de nous immerger dans un environnement de travail virtuel depuis nos bureaux à domicile. Alors que nous commençons lentement à retourner dans les locaux des entreprises, face à face avec nos collègues, le travail collaboratif hybride devrait devenir la nouvelle norme dans les espaces de réunion, les salles de formation et les salles de conférence.
Le travail hybride correspond aujourd’hui à un mélange entre la présence sur site et le télétravail. Cela a un impact sur le fonctionnement même de l’entreprise. Les personnes travaillant de chez elles doivent pouvoir accéder au système d’information de l’entreprise et communiquer avec les personnes sur place. Lorsqu’elles sont sur place, ces personnes attendent un confort de travail idéal, même si certains intervenants sont, eux, en télétravail.
Les environnements de travail hybrides correspondent donc au passage de l’un à l’autre en souplesse, le tout grâce à des outils de travail encore plus performants qu’auparavant pour que chaque réunion soit toujours efficace et productive.
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Êtes-vous prêt pour le travail hybride ?
La récente pandémie mondiale a malgré elle contribué à améliorer nos flux de travail. D’après les experts, nous en sommes aujourd’hui en termes de technologies intégrées à l’entreprise là où nous aurions dû être dans 5 ans s’il n’y avait pas eu de pandémie.
Pour beaucoup, les environnements de travail ne seront plus jamais les mêmes. Les experts indiquent qu’environ la moitié des employés s’attendent à être au bureau au maximum deux ou trois jours par semaine. Presque toutes les réunions incluront désormais des participants à distance. Cela représente un véritable défi pour inciter les équipes à revenir au bureau et à passer de la collaboration en présentiel au télétravail dans la même semaine.
Par conséquent, les espaces collaboratifs d’aujourd’hui doivent aller au-delà de ce qui était la normalité en 2019. Les équipes voudront continuer avec un maximum d’interactivité à l’écran et de sources multiples auxquelles elles sont maintenant habituées. Il y a donc une vraie tendance vers des outils novateurs comme les écrans collaboratifs connectés ou les solutions de découpe d’écran et de multi-fenêtrage.
Surmonter les problèmes de retour au bureau
Dans cette nouvelle façon de travailler, le multi-fenêtrage, intégré au moniteur ou passant par un processeur vidéo externe, offre aux utilisateurs la possibilité de partager toutes sortes de contenus efficacement et de voir différents intervenant simultanément. Mais il est essentiel de prendre en compte le fait que les utilisateurs ne veulent pas se soucier de la configuration technique. Ils attendent des performances sans faille et idéalement sans aucun point de contact partagé avec les autres utilisateurs.
En termes simples, les utilisateurs finaux attendent autant d’interaction dans leur environnement de travail sur site que ce qu’ils ont vécu durant les périodes de confinement en utilisant les solutions de visioconférence personnelles et de multiples applications simultanées. Dans le cas contraire, il serait préférable de rester à la maison, perdant ainsi les avantages de l’interaction physique. Pourtant, les interactions en face à face stimulent la productivité et la créativité.
Le système doit offrir la possibilité d’apporter des modifications à partir d’un smartphone ou de tout autre appareil personnel. Par exemple, à un moment donné, un intervenant voudra afficher une feuille de calcul en parallèle de l’image d’un autre intervenant en visio pour alimenter sa présentation. Il doit pouvoir le faire simplement, depuis son propre appareil, sans avoir à toucher le panneau de commande de la salle de réunion.
Quelle expérience pour les utilisateurs ?
L’application de contrôle du système doit être simple à utiliser tout en ayant suffisamment de contrôle pour les différentes fonctionnalités. Idéalement, l’utilisateur doit être en mesure de sélectionner le périphérique matériel auquel se connecter, de modifier différents arrangements de fenêtres et de sélectionner les sources à utiliser dans ces zones. Pouvoir modifier le volume est une fonctionnalité supplémentaire supprimant le besoin de toucher l’écran tactile ou les boutons de la salle.
Au fur et à mesure que plus de participants se connectent, le nombre de fenêtres augmentera. S’ils se déconnectent, le système réduira automatiquement le nombre de fenêtres affichées, sans jamais toucher à un panneau de commande. Tout est ainsi automatique, sans intervention des utilisateurs.
Envisagez d’aller au-delà du 16:9e
Un facteur limitant pour la mise en place d’un affichage collaboratif de grande taille est la hauteur de la pièce. Dans ce cas, la création d’un écran extra-large peut faire appel soit à plusieurs moniteurs LED cote à cote, soit avec plusieurs projecteurs dont les bords d’image se recouvrent de façon transparente.
Par conséquent, vous devez choisir une solution qui va au-delà des rapports d’aspect standard des moniteurs habituels. Cela permet de multiplier la quantité de contenus affichés simultanément tout en maximisant leur taille. Attention à bien vérifier que le système choisi respecte le ratio de chaque fenêtre au sein de l’affichage global.
Testez avant de valider
Dans un environnement de travail hybride, étudiez attentivement tous les aspects du système de travail collaboratif envisagé pour éviter les éventuels goulots d’étranglement du flux de travail. Cette préparation est essentielle car de nombreuses personnes ont désormais une expérience du travail sur leurs appareils personnels à l’aide de Teams, Zoom, FaceTime et d’autres applications.
Ils s’attendent aux mêmes solutions transparentes et sans contrainte dans les systèmes de collaboration en face à face et hybrides. Que vous utilisiez ou non les services d’un consultant, exigez toujours une démonstration concrète de la solution ainsi qu’une formation opérationnelle pour vos équipes d’assistance IT et AV. S’il n’est pas possible de se rendre sur un site de démonstration, demandez des sessions virtuelles.
Source : tvONE
