Au cours de ces derniers mois, les réunions à distance sont pleinement entrées dans nos vies. Pour beaucoup, cela a été une nouveauté qui s’est mise en place de façon parfois empirique. Puis tout le monde s’est approprié ce nouveau mode de communication devenu la norme. Les études prévoient encore plus de réunions en ligne dans un avenir proche. Voici une liste des 8 meilleurs conseils autour de la vidéoconférence pour éviter les faux pas et professionnaliser son usage.
1. Privilégiez la qualité
A l’heure de la 4K disponible même sur Netflix, il n’est plus possible de se contenter d’une image compressée où l’on ne perçoit aucun détail. C’est pour cette raison que vous devez sélectionner une caméra de qualité, avec un capteur FHD ou 4K qui fournira une image sans défaut. Les participants où qu’ils soient profiteront ainsi des moindres détails, comme s’ils étaient sur place.
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2. Faites la lumière
Une caméra avec le meilleur capteur vidéo possible ne peut rien faire dans un environnement trop sombre. L’éclairage de la pièce, que ce soit la lumière extérieure ou les luminaires, doit être bien pensée pour une répartition homogène. Aucun participant ne doit se retrouver dans l’ombre, pas plus que d’autres devraient être éblouis. C’est très important afin que l’électronique de la caméra puisse travailler dans les meilleures conditions possibles.
3. Rentrez dans le cadre
Que vous soyez seul ou entouré d’une demi-douzaine de collaborateurs, tout le monde doit être parfaitement visible lorsqu’il prend la parole. Un cadre trop large n’est pas toujours la meilleure solution. Les caméras actuelles les plus performantes sont capables de cadrer et recadrer de façon dynamique afin de toujours mettre la ou les personnes qui parlent au premier plan.
4. Etablissez le contact visuel
Les réunions à distance sont déjà assez impersonnelles, c’est encore pire lorsque les personnes avec qui vous conversez regardent ailleurs. C’est le cas lorsque la caméra ne se trouve pas dans le champ de vision direct, trop éloignée de l’écran principal de la salle. Regarder directement dans la caméra donne à votre public l’impression d’un contact visuel, ce qui rend l’interaction beaucoup plus naturelle.
5. Etes vous bien entendu ?
Bien se voir est une chose, il faut également bien s’entendre. Selon la taille de la salle de réunion, le micro de la caméra peut ne pas suffire. Les barres de vidéoconférence ajoutent plus de micros pour une captation plus large. Il peut être intéressant de basculer sur un ou plusieurs micros de table associés au système. Certains modèles sont capables de rejeter les bruits parasites et de se concentrer uniquement sur la voix en train de parler. Le confort d’écoute sera alors total pour les intervenants distants.
6. Attention aux arrière-plans
Qu’on le veuille ou non, tout ce qui se trouve dans le champ de vision de la caméra attirera sans aucun doute l’attention. Si vous ne pouvez pas organiser l’espace pour faire disparaître ce qui se passe à l’arrière-plan, par exemple un open space visible à travers les cloisons vitrées de la salle de réunion, utilisez un arrière-plan virtuel qui fera disparaître tout cela. Choisissez évidemment un design neutre.
7. Les devoirs de l’hôte
Démarrer une vidéoconférence s’accompagne d’un ensemble de responsabilités, certaines évidentes, d’autres moins. L’évidence : arrivez tôt, vérifiez la connexion internet et présentez chaque intervenant. Mais on pense moins à demander la permission avant d’enregistrer la session, à présenter les retardataires ou à proposer régulièrement une pause où son et image seront coupés.
8. Une dernière vérification technique
Enfin, prenez le temps de vous familiariser avec les différentes fonctions de conférence que vous devrez utiliser pendant la session : la façon de partager écrans et contenus, les modes d’affichage, qui peut voir quoi, etc. Cela peut vous aider à éviter certains moments embarrassants où, sans le savoir, vous pourriez afficher des onglets que vous ne voudriez pas que les autres voient.
En résumé, les réunions vidéo en ligne sont là pour rester. Ces conseils garantiront que vos réunions se dérouleront de la façon la plus fluide possible. N’hésitez pas à relire cette liste régulièrement pour ne pas prendre de mauvaises habitudes.
