La pandémie COVID-19 a obligé les entreprises à repenser leurs opérations commerciales, leur infrastructure informatique et leurs politiques d’entreprise. Par nécessité, la collaboration à distance est devenue un mode de travail standard. De nombreuses entreprises font un bond en avant et adoptent une approche de travail «pandémique». Le cabinet McKinsey se réfère à la combinaison du personnel à distance et sur site comme un «modèle virtuel hybride».
Avantages du modèle hybride
Il y a plusieurs raisons d’adopter le modèle de travail hybride. Cette pandémie montre que le fait d’être contraint de travailler à distance sans être préparé peut semer la tourmente dans une entreprise stable. Ce modèle de travail peut être vu comme une opération de gestion des risques qui peut mieux préparer l’entreprise à de futurs dommages. En supprimant ou en réduisant les contraintes physiques au bureau, les entreprises sont également libres d’attirer de nouveaux employés issus du vivier mondial de talents. L’absence de bureau physique peut également réduire les coûts associés aux biens, à l’équipement et à l’amortissement. Enfin, de nombreuses études ont montré que la flexibilité offerte par le travail à distance peut accroître la motivation, la productivité et la satisfaction des employés.
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Limites du modèle hybride
La mise en œuvre de politiques de travail à distance à 100% ou du modèle hybride n’est pas une chose à laquelle les entreprises ont commencé à penser en 2020. Bien au contraire, plusieurs entreprises ont essayé – et échoué – de mettre en œuvre de tels modèles dans le passé. Les principaux problèmes étaient le manque de culture commune, de cohésion, d’identité commune, d’objective et de confiance dans l’organisation.
Favoriser la collaboration grâce à la visioconférence
Malgré les avantages et les inconvénients du travail à distance ou des modèles hybrides, cet avenir est incontournable. Rien ne peut remplacer complètement l’interaction en face à face et l’expérience de la collaboration et de la cohésion sociale lorsque l’on est physiquement ensemble. La technologie – et ici nous nous référons spécifiquement à la vidéo – peut fournir la meilleure expérience. Il appartient au service informatique / audiovisuel de doter les employés des outils dont ils ont besoin pour travailler et collaborer efficacement.
Cet article se penchera sur les deux principales tendances du marché des solutions de visioconférence pour les environnements d’entreprise: les environnements VC (visioconférence) dédiés et les salles BYOD (apportez votre propre équipement).
Option 1: environnements VC dédiés
Une tendance majeure sur le marché des solutions de visioconférence est le matériel de visioconférence dédié construit autour d’un matériel spécifique. Un exemple est AVer, qui a créé son propre univers de visioconférence composé de divers matériels et logiciels pour les réunions en ligne et la collaboration en équipe. D’autres acteurs du marché, à savoir Microsoft Teams et Zoom, ont adopté l’approche SaaS. Leur modèle commercial est basé sur le partenariat avec des fournisseurs de matériel qui créent des solutions de salle de réunion / vidéoconférence certifiées pour les salles Microsoft Teams ou Zoom Rooms.
Avantages
Convivial – simple à utiliser
Un environnement VC dédié se compose généralement d’un élément de contrôle : Télécommande ou écran tactile comme point central d’interaction. Les autres périphériques qui composent la solution comprendraient un écran ou un tableau interactif, des haut-parleurs, une webcam et un microphone. L’élément de contrôle fournit les quelques fonctions nécessaires: rejoindre une réunion, démarrer une réunion, passer un appel, présenter, activer / désactiver le micro, la caméra et les haut-parleurs. La conception de l’interface sur l’écran tactile est une conception standard réalisée par le fournisseur de logiciels VC.
Certaines solutions, telles que Cisco Webex, peuvent être modifiées, étendant leurs fonctionnalités pour inclure des fonctions de contrôle des appareils dans la salle.
Sécurité IT
Le fait de disposer d’environnements de visioconférence dédiés dans les salles de réunion encourage les employés à utiliser les applications de collaboration choisies et approuvées. La plupart des environnements ont des niveaux élevés de sécurité et de conformité, ce qui signifie que les employés peuvent communiquer en toute sécurité. En outre, toutes les principales plates-formes ont des plates-formes d’administration où les administrateurs peuvent gérer l’accès, configurer les paramètres et les politiques, gérer les appareils, etc.
Audio et vidéo de haute qualité garantis
Le matériel de visioconférence dédié est généralement créé par des fabricants ayant une longue histoire dans l’industrie audiovisuelle. Ces fabricants sont des poids lourds de l’industrie et ont fait leurs preuves dans la fourniture d’équipements de haute qualité. En outre, un équipement spécialement conçu pour une seule application – comme les visioconférences dans les environnements d’entreprise – aurait la combinaison idéale de fonctionnalités et de spécifications pour fonctionner à un niveau élevé.
Parfait pour la communication interne
Dans l’ensemble, les solutions de visioconférence dédiées adaptées à une plate-forme UC spécifique sont idéales pour les grandes entreprises. Ces organisations sont intéressées par des solutions standardisées sur plusieurs sites, donc une telle solution a du sens sur le plan financier, pour l’équipe informatique (un système à intégrer et à prendre en charge) et pour l’utilisateur (un système à apprendre).
Limites
Flexibilité limitée
Une solution VC dédiée telle que décrite précédemment est parfaite pour plus de visioconférences où les gens utilisent la même plate-forme et n’ont besoin que de discuter d’un sujet. Cependant, le système est plutôt limité lorsque les employés souhaitent parler à des partenaires externes.
Que faire si le partenaire externe travaille dans une organisation qui utilise une autre solution VC dédiée?
Que se passe-t-il si leur organisation dispose de politiques interdisant l’utilisation d’autres outils de visioconférence sur les appareils appartenant à l’entreprise?
La diversité des utilisateurs, des parties prenantes et le large éventail d’offres de services de vidéoconférence signifie que les utilisateurs ont besoin de flexibilité dans leur choix d’outils de vidéoconférence pour pouvoir collaborer efficacement.
Il faut examiner les scénarios d’utilisation dans les réunions lors de la prise de décision d’achat d’équipement audiovisuel pour les salles de réunion. Combien de personnes assistent aux réunions sans apporter leurs appareils personnels? Combien de personnes ont des réunions où le contenu est partagé et qu’en est-il des problèmes de compatibilité entre les différentes marques?
La plupart des solutions VC dédiées éliminent le besoin d’utiliser des appareils personnels tels que des ordinateurs portables, ce qui entraîne un manque de possibilités en termes d’utilisation de divers équipements, tels que des webcams, des haut-parleurs et des microphones pour d’autres plates-formes VC telles que Meet, Zoom, Microsoft Teams, etc. Pour ce faire, les utilisateurs doivent ensuite connecter leur appareil à l’écran avec un câble HDMI, ce qui peut entraîner différents problèmes. L’un pourrait être des problèmes de compatibilité avec Macbook. La plupart des solutions du marché ne prennent actuellement pas en charge les solutions de partage d’écran sans fil. Par conséquent, vous auriez besoin d’un écran avec plusieurs entrées et d’un système de contrôle tel que Neets Control – UniForm pour basculer entre les différentes entrées.
Shadow IT
Dans les grandes organisations, le Shadow IT fait référence aux systèmes informatiques qui sont déployés par des individus ou des services autres que le service informatique central, pour contourner les limites des systèmes principaux. Si les systèmes Shadow IT peuvent conduire à l’innovation et à l’inspiration pour les futures solutions informatiques centrales, ils augmentent également les risques dans l’organisation en ce qui concerne le contrôle et la sécurité.
Si les employés se sentent limités ou frustrés par les solutions vidéo actuelles proposées dans leurs salles de réunion, ils choisissent de ne pas utiliser ces salles de réunion et trouver des solutions de contournement en téléchargeant des solutions non approuvées sur leurs appareils personnels. Cela peut potentiellement augmenter le risque de failles de sécurité dans le système informatique et ne pas profiter de l’investissement déjà fait dans les solutions de salle de réunion.
Coûts
Les solutions de visioconférence dédiées ont différentes gammes de prix, en fonction du fabricant et de l’application (par exemple, salle de réunion ou salle de conférence). De plus, certaines solutions nécessitent une licence mensuelle par appareil pour la gestion et la surveillance des appareils.
Extension de la capacité des environnements VC dédiés avec l’intégration Neets Cisco Telepresence Touch
Cisco propose plusieurs solutions de visioconférence (composées de codecs, de haut-parleurs, de webcams, de tableaux interactifs, etc.) qui peuvent être contrôlées par le panneau Cisco Touch 10. Le panneau agit comme un point central d’interaction pour l’utilisateur. En intégrant un système de contrôle Neets à une solution Cisco, l’interface tactile peut être étendue, permettant à l’utilisateur de contrôler les périphériques de la pièce (tels que les lumières et les rideaux) ainsi que la vidéoconférence, à partir de la même interface.
En savoir plus sur l’intégration de Cisco Telepresence Touch
Option 2: salles vidéo BYOD
La tendance opposée sur le marché est celle des salles vidéo BYOD (apportez votre propre appareil) où les utilisateurs apportent leurs propres appareils personnels (et leur application de visioconférence préférée) dans la salle de réunion, se connectent et participent à leur réunion.
Avantages
Flexibilités
Le concept de salles vidéo BYOD offre une grande flexibilité au service informatique pour créer des systèmes qui correspondent aux exigences de l’entreprise et aux besoins des utilisateurs. D’une certaine manière, les options sont illimitées. Dans les salles vidéo BYOD, l’équipe informatique a la liberté de rassembler des systèmes composés de différents appareils de différents fournisseurs qui fonctionneront ensemble de manière transparente. Une salle BYOD peut avoir plusieurs options de connexion (par exemple, filaire et sans fil) pour augmenter la compatibilité avec différentes marques d’appareils. Le principe du BYOD signifie également que le matériel ne limite pas les applications que les utilisateurs souhaitent utiliser lors de leurs réunions.
Les participants à la salle vidéo apportent simplement leurs propres appareils et connectent leur ordinateur portable au système à l’aide du câble USB 3.0 fourni. La technologie CEC allume et éteint l’écran connecté et l’alimentation gère automatiquement tous les équipements connectés lors de la détection du signal depuis l’ordinateur portable de l’utilisateur.
Prix
La flexibilité des salles vidéo BYOD signifie que le service informatique est habilité à créer des solutions qui répondent aux besoins des parties prenantes tout en respectant leur budget. Les systèmes de visioconférence basés sur le principe du BYOD peuvent être mis à l’échelle à mesure que les besoins évoluent et que les budgets changent au fil du temps. Les coûts d’une solution VC dédiée sont généralement plus élevés car le besoin en équipement supplémentaire est nécessaire, tel qu’un microphone, une webcam et des haut-parleurs. Les salles vidéo BYOD sont moins chères. En effet, cela dépend de la taille de la pièce et des demandes spécifiques. Néanmoins, avec la possibilité de connecter différents appareils et marques à un hub, le besoin d’investir dans des équipements supplémentaires et des plates-formes UC spécifiques a disparu.
Limites
Complexité possible pour l’utilisateur
La flexibilité qu’offre cette solution, peut rendre tentant d’ajouter plus d’exigences et d’appareils, ce qui pourrait inutilement rendre la salle de réunion plus encombrée.
Avoir trop d’appareils et d’options pour se connecter ou partager du contenu dans une salle de réunion peut le rendre complexe et déroutant pour l’utilisateur. Cela entraînera également plus de tickets de support et augmentera la charge de travail de l’équipe informatique.
Points clés à retenir
En général, une solution matérielle dédiée est plus adaptée à la communication interne. En fonction des besoins, une solution matérielle dédiée offre plus de sécurité et une expérience standardisée en termes de plate-forme UC – un modèle unique pour tous.
Cependant, la flexibilité et le budget sont essentiels pour déterminer la solution à venir. Les salles vidéo BYOD suppriment les expériences verrouillées des fournisseurs en fournissant une prise en charge flexible de la conférence pour la majorité des plates-formes de communication existantes, notamment Zoom, Microsoft Teams, Slack et bien d’autres. Les salles vidéo BYOD offrent aux organisations la possibilité d’utiliser leurs espaces de réunion pour accueillir et accepter des réunions de vidéoconférence via l’une de ces plates-formes. Les réunions externes sont plus faciles à organiser, car les utilisateurs utilisent simplement la plate-forme VC préférée à partir de leur propre ordinateur portable et bénéficiant des équipements audiovisuels de la salle à la réunion.
